出差期间邮箱若没有任何自动回复，对方会以为信已进入你的待办，一直等。若只写不在办公室，对方不知道哪一天能收到回音，也不知道急事该打给谁。信堆积到回来，里面既有可缓的，也有当天就要处理的。
在邮箱里打开自动回复，写上离开和回来的日期，写一个备用联系人的姓名和电话，并说明紧急事项请联系这个人。日期用具体的月和日。发给自己一封测试信，看是否立刻收到这段回复。回来当天关掉自动回复，避免人已经在工位、信仍说人不在。
自动回复的作用是把等待变成可预期的日期，并把急事引到能处理的人那里。写明回来日期，对方可以决定是等你还是改找备用联系人。备用联系人只留电话和姓名，不把证件或全部行程写进自动回复。
航班、酒店和每天的日程不必写上，那些会发给每一个来信者。也不必设成永久开启。没有备用联系人时，写明回来日期和你会在回来后处理即可，不要留一个空的电话占位。
出发前一天设好自动回复并给自己发测试信。在日历回来那天加一条关掉自动回复。落地打开邮箱时先看自动回复是不是还开着，开着就关。
测试信能收到含回来日期和备用电话的回复，普通来信在出差期间也会得到同样的说明。回来后自动回复关闭，新的测试信不再收到那段话。若对方说没收到回复，再检查是不是只开了手机邮箱、电脑那一侧没有开。